¿Eres de los que organiza sus pendientes en una libreta o en Post-its que luego termina extraviando u olvidando?
Es algo muy común que nos volvamos locos al tratar de organizar nuestras actividades en el trabajo. Una mala organización puede mermar el desempeño de cualquiera, incluso del mejor colaborador.
En este artículo te hablaremos los beneficios que puedes obtener al usar un Software para seguimiento de tareas.
#1 Un software de seguimiento de tareas te permite definir tus prioridades de trabajo
Está comprobado que definir las tres actividades más importantes de tu día laboral te será de gran utilidad, ya que aunque pases la misma cantidad de horas en el trabajo, sentirás que realmente avanzaste al cumplir con esas prioridades
Saber qué hacer y cuándo hacerlo es la mejor manera de aprovechar el tiempo. Un programa para organizar tus actividades te permitirá ver todo lo que tienes que hacer en el día, semana o mes.
No sólo te prepara mentalmente para abordar tus actividades, sino que te permite definir una jerarquía de prioridades ya que los sistemas de tareas te permiten definir la fecha, hora, orden y especificaciones de cada actividad.
#2 Es más eficiente para delegar pendientes que el email
36 es el promedio de veces en las que un empleado revisa su email al día y 16 minutos es el tiempo estándar que tardamos en enfocarnos nuevamente en lo que estábamos haciendo antes de leer un correo.
Es algo común ver que tu bandeja de entrada suele estar llena de correos en los que tu jefe, compañeros de trabajo, clientes y proveedores le delegan pendientes. Un software para seguimiento de tareas te ayuda a ser más eficiente al delegar actividades y organizar las que te asignan tus compañeros.
Asimismo te permitirá sacarle más provecho a tu correo electrónico y estar mas al pendiente de los movimientos en las actividades de todos ya que la mayoría de los sistemas de tareas te da la opción de configurar el envío de notificaciones vía email cada que se cree una nueva tarea, se complete, comente, etc.
#3 Un sistema de tareas te ayuda a evitar reuniones innecesarias
37 billones de USD es el costo por reuniones innecesarias en EE.UU.
Estamos seguros que no hay nada más eficiente que repartir el trabajo en equipo para que todo salga más rápido y mejor.
Si tu equipo decide utilizar una herramienta de seguimiento de tareas, podrán delegarse actividades entre ustedes, realizar anotaciones en las mismas y compartir recursos como documentos, imágenes, links, correos, etc. Siendo cada actividad como una especie de mini-foro en el que pueden opinar y compartir recursos.
Así podrás evitar perderte en una cadena de correos cuando respondas con tus observaciones, ya que un sistema de tareas te permite que en una sóla ventana puedas tener el historial de modificaciones de cada actividad en específico.
Esto es de mucha utilidad para los coordinadores o jefes de algún departamento, ya que les permite conocer las actividades del día de cada uno de los miembros de su equipo.
#4 Evita que tus ventas se pierdan por falta de seguimiento
Un estudio realizado por Nucleus Research encontró que los vendedores experimentaban un aumento del 15% en su productividad al utilizar este tipo de sistemas
El seguimiento de las oportunidades de venta es una actividad vital para un buen vendedor. Desafortunadamente, a menos de que se tenga memoria fotográfica, una disciplina excepcional y habilidades sobresalientes de organización, hacer un buen seguimiento puede convertirse una tarea titánica si no se cuenta con una herramienta que ayude a organizar y programar las llamadas de seguimiento a clientes.
Dar un adecuado seguimiento a sus clientes al programar y contar con recordatorios de las actividades relacionadas con los mismos es el beneficio más sobresaliente de un sistema de gestión de tareas que puede ayudarte a aumentar de forma notable tus ventas.
#5 Da retroalimentación a tus colegas de forma más eficiente
En EE.UU. se estima que las deficiencias en la comunicación escrita, cuestan en promedio de $2,100 a $4,100 usd anuales en la productividad por empleado
Al momento de dar el visto bueno o pedir un ajuste en el trabajo de tus compañeros, un sistema de tareas te permite ser más concreto al indicar observaciones a cualquier tipo de actividad, dejando atrás la ambigüedad en las instrucciones que recibes o das.
Por eso un software para seguimiento de tareas es una muy buena herramienta de comunicación interna para tu empresa.
#6 Una app de tareas te permite tener una visión global de los progresos de tu equipo
Con un programa de seguimiento de tareas tu y tu equipo podrán tener la información que necesiten al alcance de todos.
Para cualquiera que tenga una cuenta en uno de estos sistemas será posible ver los avances de sus colegas con las tareas que ha delegado o sus propios avances al final del día.
#7 Te da la oportunidad de evalúar y conoce tus áreas de oportunidad
Seguir procedimientos establecidos para tus actividades, podrá incrementar 15% tu productividad
Muchas veces por el ritmo de trabajo no podemos deternos a pensar los factores que provocan que nuestras actividades se retrasen o no salgan como lo esperamos.
Al tener todo en un mismo lugar y poder consultar lo que has hecho, puedes analizar tu propio desempeño y el de tu equipo, dándote oportunidad de mejorar en los puntos débiles de tu proceso de trabajo.
También existen sistemas que cuentan con otras opciones que podrán ayudar a diferentes departamentos de una empresa: proyectos, listas de contactos, seguimientos de clientes, llamadas online, reportes, presupuestos o cotizaciones.
Lo importante es que te decidas a llevar un proceso más organizado en tus actividades para mejorar tu productividad.
Esperamos que este artículo te haya sido de utilidad para conocer todo sobre los numerosos beneficios de trabajar con una aplicación de seguimiento de tareas y pendientes y te animes a probar con uno de ellos para incrementar tu productividad.