Cuando eres responsable de un equipo de trabajo la cantidad de actividades que tienes que planificar, ejecutar y revisar puede llegar a ser abrumante. Y esta situación es incluso aún más demandante si manejas tu propio negocio.

La brecha de incertidumbre en la que te preocupa saber si el trabajo está saliendo en tiempo y forma muchas veces retrasa actividades tan simples, que cualquier persona de tu equipo podría llevarlas a cabo.

Por eso en esta ocasión me gustaría compartirte los siguientes cuatro consejos, porque sabemos que el talón de aquiles de muchos líderes de equipos y dueños de negocio es delegar tareas de manera eficaz y dar seguimiento a las mismas.

 

1) Identifica las actividades que puedes delegar

 

El primer paso para ser bueno en delegar actividades, es identificar aquellas que pueden ser manejadas por alguien que no seas tú. Para esto es vital conocer las habilidades y competencias de cada miembro de tu equipo de trabajo.

Puede parecer difícil al principio, tal vez sientas que muchas cosas no pueden ser delegadas por distintas razones. Algo que te ayudará a estar más tranquilo será el tomar un poco de tiempo para entrenar en el tema a la persona que piensas hacer responsable de cierta actividad. De esta forma te aseguramos que no volverás a dudarlo y podrás hacer del proceso de delegar actividades algo cada vez más sencillo.

 

2) Asigna la actividad adecuada a la persona adecuada

 

Como te comentamos, esto es mucho más sencillo cuando conoces las habilidades de cada uno de tus compañeros. Si no puedes decidir a quién asignar una actividad, no será el fin del mundo si en una reunión preguntas abiertamente quién puede ser capaz de tomar dicha responsabilidad para que tu equipo opine sobre quién es la persona más adecuada para la tarea.

Es ampliamente recomendable que al momento de explicar una tarea seas explícito para transmitir lo que implica, sin dejar lugar a malentendidos. Procura utilizar términos muy precisos que indiquen acciones concretas como: “llamar a”, “confirmar resultados”, “buscar en el archivo de”, “proyectar cifras”; esto te ayudará a que tu mensaje quede más claro.

 

3) Construye una línea de tiempo de entrega

 

Existen tareas que requieren un tiempo de entrega urgente y son en las que solemos enfocar toda nuestra atención, lo que implica que podamos llegar a perder de vista aquellas que tienen un deadline mayor.

Decide en conjunto con tu equipo la mejor manera para reportar los avances de las actividades que les has encomendado.

Lo puedes hacer de manera sencilla a través de correo electrónico o acordando juntas de revisión de avances. Pero si crees que esto acaparará una parte de tu tiempo que necesitas para otros pendientes, tal vez sea necesario ir pensando en un sistema en donde puedas compartir información y llevar un control de tus actividades delegadas, sus tiempos de entrega e historial de trabajo.

Hoy en día existen sistemas que pueden automatizar estos procesos.

 

4) Muéstrate disponible para consultas

 

No puedes estar ahí todo el tiempo para asesorar a tus compañeros, así que tu equipo de trabajo necesita saber cómo actuarías en una situación determinada. Es normal que surjan dudas una vez que la tarea ha sido emprendida.

Por eso te recomendamos que te muestres ante tu equipo como un líder a quien puedan consultar con confianza para aclarar sus dudas. Por esto es importante que desde un principio puedas transmitir con claridad las instrucciones. Analiza tu forma de delegar actividades y si te das cuenta que es frecuente el surgimiento de dudas, es que la actividad no quedó clara de tu parte

Una de las ventajas de mostrarse abierto a las consultas es que poco a poco tendrás la  tranquilidad de que el trabajo está haciéndose y pronto no necesitarán tanta ayuda de tu parte como al inicio.

Si necesitas compartir información con ellos, unas líneas pueden ser suficientes para que puedan actuar sin que tu estés siempre a su lado, esta es una de las grandes ventajas de los software para seguimiento de tareas.

 

Espero que estos consejos te sean de utilidad para mejorar la comunicación cuando confías una actividad a un mimebro de tu equipo de trabajo.